AIで業務アプリを作るとき、プロンプトに何を書くべきか――Retoolで実践する内製開発の進め方

AIで業務アプリを作るとき、プロンプトに何を書くべきか――Retoolで実践する内製開発の進め方

生成AIによって、業務アプリ開発の始め方は大きく変わりました。

これまでは、画面を作り、画面部品を配置し、データベースから情報を取得する処理を書き、ボタンを押したときの動作を設定するところから開発を始めるのが一般的でした。

現在は、「顧客対応の進捗を管理する画面を作りたい」「Snowflakeにある顧客データを使って、サポート担当者向けのダッシュボードを作りたい」と自然な言葉で伝え、アプリのたたき台を作ることができます。

Retoolでも、プロンプトから画面やデータ取得処理、必要なロジックを含むアプリを生成できます。

ただし、AIを使えば、一度の指示だけで完成した業務アプリができるわけではありません。

実際の業務には例外があり、必要な情報は複数のシステムに分かれています。利用者によって、見たい情報や操作できる範囲も異なります。

そのため重要なのは、「完璧なプロンプトを書くこと」ではなく、まず業務の目的を伝えて初期案を作り、実際の画面を見ながら改善を重ねていくことです。

プロンプトでは「画面」より「業務」を伝える

たとえば、

「営業案件を管理するアプリを作ってください」

という指示だけでも、AIは一定の画面を作ることができます。

しかし、実務で使うためには、それだけでは足りません。

案件情報はどこに保存されているのか。営業担当者は何を確認したいのか。案件の進捗は誰が更新するのか。失注案件は削除するのか、それとも履歴として残すのか。

こうした情報があって初めて、実際の業務に合ったアプリになります。

そのため、最初のプロンプトでは、細かな画面配置よりも、

「誰が、どのデータを使い、何をできるようにしたいのか」

を伝えることが重要です。

たとえば、

「カスタマーサポート担当者が、未対応の問い合わせを確認し、担当者を割り当て、対応状況を更新できるアプリを作る」

と伝えれば、単に「問い合わせ管理画面を作る」と指示するよりも、AIが業務の目的を理解しやすくなります。

最初からすべてを決める必要はない

業務アプリをAIで作るからといって、最初から詳細な仕様書を用意する必要はありません。

まずは、何の業務を改善したいのか、必要なデータはどこにあるのか、利用者はアプリ上で何をしたいのか。この3つを整理するだけでも、十分な出発点になります。

たとえば顧客管理アプリであれば、顧客情報は顧客管理システム（CRM）にあり、問い合わせ履歴は別のデータベースにあるかもしれません。

その場合は、「顧客情報と問い合わせ履歴を一つの画面で確認し、担当者が対応状況を更新できるようにしたい」と伝えます。

まだ実際のデータを使えない段階であれば、仮のデータを使って画面だけを先に作り、現場の担当者と確認することもできます。

AIで最初の形を早く作れるからこそ、完成まで考え込むのではなく、まず見えるものを作って話し合うことが有効です。

プロンプトは「作る」以外にも使える

AIによるアプリ開発というと、ゼロからアプリを生成する使い方が注目されがちです。

しかし、実際には作った後の修正や調査にもプロンプトを利用できます。

たとえば、

「部署で絞り込める条件を追加して」

と指示して既存画面を変更したり、

「保存ボタンを押しても処理が実行されない理由を調べて」

と、不具合の原因を探したりできます。

また、他の担当者が作ったアプリについて、

「このボタンを押すと何が起きるのか」

「この一覧のデータはどこから取得しているのか」

と質問し、アプリの仕組みを理解するためにも利用できます。

つまり、プロンプトはアプリを「作る」ためだけのものではありません。

作る、直す、調べる、理解する。

開発全体を支援するためのインターフェースとして使うことができます。

AIによる業務アプリ開発は、実際にプロンプトを入力し、生成された画面を修正してみることで理解しやすくなります。

Retoolではフリープランからアプリ開発を試すことができます。まずは身近な業務を一つ選び、アプリのたたき台を作ってみる方法もあります。

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日本企業では「業務の流れ」まで伝える

日本企業の業務改善では、一つの画面だけで業務が完結しないことも少なくありません。

たとえば営業案件であれば、営業担当者が案件を登録し、上長が確認し、その内容を製造部門へ共有し、納期を確認した後、物流部門が配送を調整する、といった流れがあります。

この状態で「案件管理アプリを作って」とだけ伝えても、本当に必要な仕組みにはなりません。

誰が入力し、次に誰が確認するのか。どの段階で情報を変更できなくするのか。例外が起きた場合は誰へ戻すのか。

こうした業務の流れまで伝えることが重要です。

特に、Excelやメールを使って長年運用されてきた業務では、正式な仕様書よりも、現場担当者の頭の中にルールが存在していることがあります。

AIを使った内製化では、その知識を言葉にすること自体が、業務を整理する機会になります。

「どんな画面がほしいか」ではなく、

「今、誰が何を確認し、その次に何をしているのか」

を説明することが、より実務に近いアプリにつながります。

実データにつなぐと、プロトタイプから業務アプリへ変わる

AIで見栄えの良い画面を作ることと、実際の業務を動かすアプリを作ることは異なります。

本番利用に近づくほど、実際のデータとの接続が重要になります。

たとえば顧客一覧を作る場合でも、実際のデータに会社名、担当営業、契約状況、最終連絡日といった情報があれば、それらを使って現場に必要な画面を作れます。

そこで重要になるのが、

プロンプト + 業務文脈 + 実データ

という組み合わせです。

AIに業務の目的を伝えるだけでなく、自社が持っているデータと結びつけることで、単なる試作品から実務で利用できる業務アプリへ近づいていきます。

現場が作り、IT部門が土台を整える

現場がプロンプトからアプリを作れるようになると、IT部門の役割も変わります。

IT部門がすべての画面を作る必要はなくなる一方で、どのデータを誰が利用できるのか、開発環境と本番環境をどう分けるのか、どの範囲まで現場が変更できるのか、といった土台を整える役割が重要になります。

たとえば、営業担当者が顧客管理アプリを作れるようにしても、人事や財務のデータまで自由に利用できる必要はありません。

IT部門が安全に利用できるデータや権限を整え、その範囲の中で現場や開発者がAIを使って改善する。

こうすることで、「現場が作るか、IT部門が作るか」という二択ではなくなります。

現場の業務知識とIT部門の技術・運用設計を組み合わせることが、AIを使った内製化では重要です。

一度で大きく変えず、小さく改善する

AIを使うと、つい一度の指示で多くの変更を加えたくなります。

しかし、検索機能、デザイン、データ接続、権限などを一度に変更すると、期待していなかった部分まで変わった場合に原因を特定しづらくなります。

そこで、「顧客ステータスで絞り込めるようにする」「完了した案件を初期表示から外す」「過去の対応履歴を追加する」といった形で、変更を小さく分けて進めます。

AIによる開発だからこそ、速く大量に変更するよりも、小さく変更して確認することが重要です。

また、すべてをプロンプトで作る必要もありません。

アプリの初期案や定型的な変更にはAIを使い、特殊な業務ルールや細かな例外処理は画面上で直接設定したり、必要に応じてコードで調整したりする。

Retoolでは、こうしたAIによる生成と直接編集を同じ開発環境で組み合わせることができます。

良いプロンプトより、良い改善サイクルを作る

AIを活用した開発で本当に重要なのは、「最強のプロンプト」を見つけることではありません。

最初の指示を出し、結果を確認し、現場に見てもらう。必要な部分を修正し、実データにつなぎ、実際に使ってさらに改善する。

このサイクルを短く回せることの方が重要です。

業務そのものも変化します。

承認ルールが変わることもあれば、新しい商品やサービスが追加されることもあります。利用するシステムが変わることもあります。

そのため、業務アプリも一度作って終わりではありません。

AIによって最初の構築速度が上がったからこそ、「完成させること」よりも「継続的に改善できること」が、内製化ではより重要になります。

まとめ：プロンプトは、業務をAIに伝えるための入口になる

AIで業務アプリを作るとき、重要なのはプロンプトの書き方だけではありません。

何を改善したいのか。誰が使うのか。どのデータを利用するのか。そして、利用者に何をしてもらいたいのか。

こうした業務の背景を整理してAIへ伝えることが、最初の一歩になります。

そして、一度で完成させようとせず、まず土台を作り、画面を見ながら修正し、実データにつなぎ、現場から意見を受けて改善していく。

Retoolでは、プロンプトによる生成、画面上での編集、必要に応じたコードによる調整を、一つの開発環境で組み合わせることができます。

AIによって業務アプリ開発の入り口は広がっています。

その価値を内製化につなげるには、良いプロンプトを書くことだけでなく、現場の業務知識とIT部門のデータ・運用設計を組み合わせ、改善を続けられる体制を作ることが重要です。

AIによる業務アプリ開発は、実際に自社の業務を題材に試してみると、活用できる範囲を具体的にイメージしやすくなります。

Retoolのフリープランでは、プロンプトからのアプリ作成を含め、実際の開発環境を試すことができます。まずは身近な業務から、アプリのたたき台を作ってみてください。

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